Qualcuno ti fa una domanda semplice durante una riunione.
Conosci la risposta.
Inizi a parlare.
Poi aggiungi un po’ di contesto.
Poi spieghi perché quel contesto è importante.
Poi magari aggiungi una precisazione, perché non vuoi sembrare troppo sicuro/a di te.
E a un certo punto ti accorgi di una cosa:
la parte più forte della risposta l’avevi già detta trenta secondi prima.
Lo vedo spesso nel mio lavoro con leader e professionisti.
E quasi mai succede perché hanno poco da dire.
Spesso è il contrario.
Conoscono bene l’argomento.
Vedono la complessità.
Conoscono le eccezioni, la storia, i rischi.
La difficoltà è decidere di quale parte di tutto questo ha realmente bisogno chi sta ascoltando.
Essere concisi non significa semplicemente parlare meno.
Significa scegliere.
Cosa conta adesso?
Cosa può aspettare?
Cosa deve capire questa persona da me?
E soprattutto:
quando ho già detto abbastanza?
Spiegare troppo non è sempre un problema di struttura
È facile pensare che basti imparare una formula.
Tre punti.
Una risposta di trenta secondi.
Una struttura più ordinata.
Può aiutare.
Ma spesso il comportamento nasce prima della struttura.
Immagina che il CEO ti chieda:
“Secondo te siamo pronti per lanciare il prodotto la prossima settimana?”
Hai una risposta.
Poi arriva un pensiero:
E se sembro troppo sicuro?
Poi un altro:
E se non è d’accordo?
E magari:
È meglio che gli faccia capire quanto ho analizzato bene la situazione.
A quel punto, invece di dare il tuo giudizio, inizi a raccontare tutto il percorso che ti ha portato fin lì.
La distinzione è importante.
A volte spieghiamo troppo perché il pensiero non è ancora chiaro.
Altre volte spieghiamo troppo perché essere chiari ci espone.
Una risposta breve rende visibile il nostro giudizio.
Ed è proprio lì che può nascere il bisogno di aggiungere altre parole.
Parti dalla risposta, non dal percorso
Nelle conversazioni professionali di livello senior può essere utile cambiare l’ordine.
Invece di:
“Abbiamo analizzato diversi aspetti nelle ultime settimane e ci sono alcuni elementi che secondo me dovremmo considerare…”
prova:
“La mia raccomandazione è rimandare il lancio di una settimana.”
Poi:
“Ci sono due motivi principali.”
Immediatamente la stanza sa dove sei.
Non hai eliminato la complessità.
Hai semplicemente deciso quale parte viene prima.
Essere concisi non significa essere semplicistici.
Significa mantenere l’intelligenza del pensiero senza costringere chi ascolta a cercare il punto principale dentro la spiegazione.
Non devi mostrare tutto il tuo ragionamento
Le persone molto preparate spesso vogliono far vedere la qualità del lavoro che c’è dietro una decisione.
È comprensibile.
Hai analizzato.
Hai riflettuto.
Vuoi che gli altri capiscano che la conclusione non è arrivata per caso.
Ma la comunicazione si indebolisce quando dimostrare quanto hai pensato diventa più importante che far capire cosa pensi.
Non devi mostrare tutta l’impalcatura per dimostrare che l’edificio è solido.
Dai alla stanza ciò di cui ha bisogno.
Se serviranno più dettagli, arriveranno le domande.
Posizione → Motivo → Conseguenza
Una struttura che utilizzo spesso nel coaching è molto semplice:
Posizione. Motivo. Conseguenza.
Qual è il mio punto?
Qual è il motivo principale?
Cosa significa concretamente?
Per esempio:
“La mia raccomandazione è mantenere il fornitore attuale.
L’alternativa costa meno, ma aumenta significativamente il rischio sulla consegna.
Cambiare adesso potrebbe costarci più di quanto risparmiamo.”
A questo punto la conversazione può iniziare.
Non serve anticipare tutte le domande possibili.
Rispondi alla domanda che ti è stata fatta
Sembra banale.
Non lo è.
Qualcuno chiede:
“Siamo nei tempi?”
E tu inizi:
“Quando abbiamo iniziato il progetto…”
Forse basta:
“Sì. C’è un rischio sui test questa settimana, ma lo stiamo gestendo.”
Poi fermati.
Se vogliono conoscere tutta la storia, te lo chiederanno.
Una domanda non è un esame.
Non è necessario dimostrare in ogni risposta tutto quello che sai.
Rispondi.
Rimani presente.
Lascia arrivare la domanda successiva.
A volte perdiamo autorevolezza dopo aver risposto
La prima frase può essere perfetta:
“Secondo me dobbiamo aspettare.”
Poi continuiamo:
“Naturalmente capisco che ci siano opinioni diverse…”
“E magari mi manca qualche informazione…”
“Non voglio dire che questa sia necessariamente la soluzione…”
E un giudizio chiaro inizia lentamente a sembrare una richiesta di approvazione.
Non è una questione di eliminare l’umiltà.
È possibile essere aperti senza smontare la propria posizione.
Per esempio:
“La mia valutazione attuale è che dovremmo aspettare. Sono disponibile a rivederla se emergono nuovi dati.”
Chiarezza e apertura possono stare nella stessa frase.
Anche sapere quando fermarsi è comunicazione
Nel lavoro dell’attore c’è una cosa interessante.
Una battuta non finisce necessariamente quando finiscono le parole.
A volte l’altro personaggio ha bisogno di riceverla.
Lo stesso succede in una riunione.
Fai la tua raccomandazione.
C’è silenzio.
E immediatamente senti il bisogno di ripartire.
Spieghi.
Riformuli.
Aggiungi un’eccezione.
Rispondi a un’obiezione che nessuno ha ancora fatto.
Ma forse stanno semplicemente pensando.
Non devi sempre salvare la stanza dal silenzio.
Finisci il pensiero.
Rimani lì.
Lascia che qualcun altro prenda la responsabilità del prossimo passaggio della conversazione.
Per essere concisi bisogna
anche pensare con più chiarezza
Non sempre spieghiamo troppo perché siamo sotto pressione.
A volte lo facciamo perché non abbiamo ancora deciso cosa pensiamo.
Lo scopriamo mentre parliamo.
In alcuni contesti va benissimo.
Ma se devi presentare una raccomandazione, dare un aggiornamento o rispondere a uno stakeholder senior, prova a fare una parte di quel lavoro prima.
Chiediti:
Qual è la cosa principale che voglio che capiscano?
Poi:
Qual è il minimo contesto necessario perché la capiscano correttamente?
Minimo non significa nessun contesto.
Significa quello giusto.
Essere concisi non significa diventare freddi
Molti professionisti fanno fatica a essere più diretti perché associano la chiarezza all’aggressività.
Non vogliono sembrare bruschi.
Vogliono mantenere collaborazione, umanità, sfumature.
Ed è giusto.
Non devi perderle.
Puoi dire:
“Capisco la preoccupazione. La mia raccomandazione rimane questa.”
Oppure:
“C’è più dettaglio dietro questa decisione. La versione breve è…”
Oppure:
“Se è utile posso entrare nel ragionamento. La mia valutazione attuale è…”
Essere umani non significa mettere un cuscino di parole intorno a ogni idea.
A volte la chiarezza è una forma di rispetto.
Un piccolo esperimento per la prossima riunione
Pensa a un intervento che sai che probabilmente dovrai fare.
Preparane due versioni.
Quella che diresti normalmente.
E quella in cui devi partire dalla conclusione
e lasciare fuori tutto ciò di cui chi ascolta non ha ancora bisogno.
Non cercare di sembrare più importante.
Non renderla artificialmente breve.
Rendila semplicemente più facile da seguire.
Poi osserva cosa succede quando finisci.
Ti viene subito voglia di aggiungere qualcosa?
Quello è il momento interessante.
Rimani lì un secondo in più.
Magari scoprirai che la frase aveva già fatto il suo lavoro.
Parlare meno non è l’obiettivo
Questo per me è il punto più importante.
Essere concisi non significa diventare la persona che dà sempre la risposta più corta.
Alcuni argomenti hanno bisogno di dettaglio.
Alcune conversazioni richiedono sfumature.
Alcune decisioni meritano contesto.
La competenza è scegliere.
Sai dare una risposta di venti secondi quando venti secondi bastano?
Sai approfondire quando serve davvero?
Sai capire la differenza?
Questa è comunicazione executive.
Non meno parole.
Scelte migliori su quali parole servono in quel momento.
Prima della tua prossima riunione, prova quindi a portare con te una domanda:
Sto continuando a parlare perché c’è ancora qualcosa di utile da dire
o perché mi mette a disagio aver già detto chiaramente ciò che penso?
La differenza può cambiare completamente il modo in cui vieni ascoltato.
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Lavoro con leader e professionisti attraverso un approccio alla comunicazione executive che integra la mia esperienza di attore professionista, sviluppando maggiore chiarezza, presenza e flessibilità comportamentale nelle conversazioni che contano davvero.
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Yuri Buzzi è coach di comunicazione e public speaking e attore professionista. Lavora con leader, founder e professionisti tra Italia, Londra e online, integrando tecniche attoriali, presenza, storytelling, voce e comunicazione sotto pressione.